Heutzutage ist ein großer Teil der Arbeit mit den richtigen Werkzeugen verbunden. Der Einsatz innovativer Technologien ist bei weitem der einfachste Weg, Projekte zu managen. Der Schlüssel zum Erfolg für jedes Projekt liegt in der Planung und Verwaltung von Aufgaben.

Eine Möglichkeit zu haben, Ihren Plan zu managen und den Fortschritt zu überwachen, ist einer der wichtigsten Aspekte, um Ihre Ziele zu erreichen. Es gibt heute tonnenweise Werkzeuge sowie komplette Task-Management-Lösungen, die Managern helfen sollen, Aufgaben zu überwachen und die Produktivität zu optimieren.

Es gibt viele zentrale Systeme, die alle Ihre Aufgaben Management an einem Ort behandeln können. Sie können eine Cloud-basierte Lösung in Erwägung ziehen, um die Kommunikation zu optimieren, oder sich für eine interne Lösung entscheiden, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Bei so vielen Anwendungen kann es schwierig sein, sich auszusuchen, welche für Sie am besten geeignet ist. Deshalb sollten Sie mit einigen Schlüsselfunktionen der Task-Management-Software vertraut sein, bevor Sie eine Lösung wählen. Wir haben 5 Schlüsselkomponenten skizziert, die beim Einkauf für Task-Management-Software zu beachten sind.

Task Management

Effektives Aufgabenmanagement ist wahrscheinlich der grundlegendste und kritischste Teil der Projektabwicklung. Ein angemessenes Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass das Projekt organisiert wird.  Dazu gehören die Zuweisung von Aufgaben, die Identifizierung von Meilensteinen, die Schaffung von Zeitbegrenzungen und vieles mehr. Task-Management-Software sollte mit Ihrem Kalender synchronisieren und Nachrichten an Teammitglieder und das Management in Bezug auf Aufgaben senden. Hilfreiche Software wird einen Weg beinhalten, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe übersehen wird. Das in jedem Task-Management-Tool enthaltene Task-Management-Modul muss vor allem mit Sorgfalt geprüft werden. Dies wird den Arbeitsablauf des gesamten Projekts bestimmen.

Diskussionen und Zusammenarbeit

Viele Male werden Teammitglieder und Kunden über das Projekt diskutieren wollen. Zusammenarbeit bedeutet, dass alle, die an Gruppendiskussionen beteiligt werden müssen, einbezogen werden. Diejenigen, die zusammenarbeiten, müssen in der Lage sein, Dokumentenänderungen, Kommentare und Nachrichten in Echtzeit zu sehen. Sowohl Kunden-als auch Teammitglieder sollten in diese Phase des Projektmanagements einbezogen werden. Die Funktionalität von Diskussionen und Kooperationsfunktionen wird je nach Lösung sehr unterschiedlich sein.

Dieses Feature bringt auch eine gewisse Rechenschaftspflicht. Eine adäquate Software sollte Messaging-Funktionen für Texte, Dateien und einen Arbeitsraum für Teammitglieder haben, um diese Aufgaben produktiv zu erledigen.

Dateiverwaltung

Die Verwaltung eines Projekts bedeutet in der Regel, dass viele Daten verschoben werden müssen. Der Austausch von Dateien und das Management werden dabei entscheidend sein. Es ist wichtig zu wissen, dass Ihre Daten in keiner Weise beeinträchtigt werden. Das bedeutet, dass Sie sicher sein sollten, dass Dateien sicher, organisiert und leicht zugänglich, bearbeitet und geteilt werden können. Suchen Sie nach Funktionen wie automatischen Backups, um Überschreibfehler und effiziente Sharing-Methoden zu vermeiden, die Redundanz minimieren (wenn möglich lange E-Mail-Ketten vermeiden). Eines der größten Dinge, die Sie beachten müssen, ist Zuverlässigkeit. Danach denken Sie darüber nach, wie Geschwindigkeit, Workflow und andere Funktionen.

Kundenbeziehungen

Transparenz ist in der heutigen Welt sehr wichtig. Mit einer guten Task Management-Lösung können Sie Kunden wissen lassen, wie das Projekt jeden Schritt des Projekts vornimmt. Rudimentärere Programme werden keine Dinge wie das Client-Portal für den Kundenzugang vor dem Ende beinhalten. Dies kann neben anderen Kundenbeziehungen auch ein sehr nützliches Werkzeug sein. Den Kunden und Stakeholdern bestimmte Berechtigungen zu geben, kann viel dazu beitragen, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden aufzubauen.

Zugang & Rechenschaftspflicht

Eine der Hauptaufgaben eines Managers ist es, dafür zu sorgen, dass die Dinge planmäßig vorankommen. Suchen Sie nach Software hilft Ihnen, die Zeit zur Fertigstellung von Aufgaben, Veranstaltungen, Kollegen und Rechenschaftspflicht zu verwalten. Eine zentrale Plattform zu haben, um all dies zu bewältigen, kann Ihnen Zeit und Mühe sparen, wenn Sie sich auf ein System von separaten Komponenten verlassen können, um Teammitglieder, Kunden, Dateien und Aufgaben zu verwalten.