Jedes große oder kleine Projekt erfordert eine ordnungsgemäße Planung des Erfolgs. Egal, ob Sie einen Tisch bauen oder Netzinfrastruktur entwerfen, es ist entscheidend zu ermitteln, was Ihre Ziele sind und wie sie durchgeführt werden. Die Definition von Schlüsselvariablen und die Definition einer klaren Strategie gelten als gute Planungspraktiken. Deshalb ist es wichtig, die 4 Phasen der Projektplanung zu verstehen.

Das 4-Phasen-Modell ist ein Organisationswerkzeug, das sicherstellt, dass alle wesentlichen Aspekte eines jeden Projekts gründlich analysiert und geplant werden. Es handelt sich nicht um ein hartes Regelwerk, sondern um eine Reihe von theoretischen Richtlinien wie das OPP-Modell (objektorientierte Programmierung) oder die Western Music Scale. Denken Sie daran, dass die Planung ein iterativer Prozess ist. Das bedeutet, dass, nachdem Sie einen Teil Ihres Plans umgesetzt haben, er analysiert und verfeinert werden sollte, um den Anforderungen der realen Welt gerecht zu werden. Oft werden die Pläne während der Projektdurchführung gewürdigt.

Konzept entwickeln

Der erste Schritt ist, einen allgemeinen Ansatz zu finden, um Ihre Ziele zu erreichen. Diese Phase beinhaltet eine Menge Evaluierungen und breite Begriffe, die angegangen werden müssen. Sie müssen herausfinden, wer von diesem Projekt betroffen sein wird, eine allgemeine Projekterklärung erstellen, um Ideen zu erarbeiten und Ergebnisse zu identifizieren. Die Ausgabe für diese Phase kann die Genehmigung von Stakeholdern beinhalten, um voranzukommen, die erforderlichen Unterlagen sowie grobe Schätzungen der Zeit und der Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden. Hier planen Sie die Arbeit, damit Sie planen können.

Projektplanung und Ziele definieren

Dieser Schritt ist der Punkt, an dem die Dinge Gestalt annehmen. Jetzt ist es an der Zeit, klare Grenzen zu setzen, die Ziele aufzulisten und einen klaren Aktionsplan zu entwickeln. Alle Ziele müssen klare Standards und Maßnahmen haben, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dies kann ein Standardprotokoll für diejenigen bedeuten, die an dem Projekt arbeiten, wie zum Beispiel die Datenschutzrichtlinien der Unternehmen und das Datenmanagement.

Alle erforderlichen Ressourcen, die bei der Entwicklung des Ziels ermittelt werden. Personalressourcen wie Manager, Arbeiter und alle Mitarbeiter Dritter müssen identifiziert werden.  Eine detaillierte Liste der Budgets und Fälligkeitstermine für die Lieferung sollte erstellt werden. Dies kann bei Bedarf bei der Umsetzung verfeinert werden. Im Folgenden finden Sie eine Liste einiger Aufgaben, die in dieser Phase erledigt wurden:

• Definieren Sie abstrakte und konkrete Ressourcen, die für die Umsetzung des Plans erforderlich sind (Personal, Software, Marketing-Unterstützung, Markenbekanntheit)
• Ziele entwickeln
• Definieren Sie klare Fälligkeiten für die Lieferung
• Definieren Sie, wer, was, wann und warum. Führen Sie alle Aufgaben auf und brechen Sie die Arbeitsstruktur auf. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung von Prozessen.
• Risikogerätzung und Präventionspläne

Projektführung

Hier arbeiten Sie den Plan. Wenn Sie den vorherigen Schritt gründlich abgeschlossen haben, dann wird dieser Teil reibungslos verlaufen. Dabei geht es um die Verwaltung aller Prozesse, die mit der Abwicklung von Projektaufgaben verbunden sind. Die Arbeiten werden in dieser Phase durchgeführt und der Fortschritt gemessen. Es muss eine sorgfältige Überwachung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Produktivität stark wird. Lieferstellen für diese Phase können Berichte, weitere Aktionspläne, physische Produkte etc. sein.

Die Veredelung

In der Schlussphase werden Sie die Ergebnisse des Projekts bewerten und sehen, was Sie gelernt haben. Zwei Aufgaben, die in den meisten Abschlussphasen eines Projekts zu bewältigen sind, sind die Durchführung von Auswertungen und die Analyse des Kundenfeedback. Die Ausgänge für diesen Schritt können Abschlussberichte und Zukunftspläne aus den gewonnenen Erkenntnissen enthalten.